Kunnen we even koffiedrinken?

Persoonlijk leermoment

Zo herinner ik me nog alle details van een belangrijk leermoment uit mijn eerste jaar in het bedrijfsleven. Ik werkte toen als systeemanalist en begon met het maken van ontwerpen voor nieuwe IT-systemen. Het bedrijf kende zeer strikte kwaliteitsprocedures: elk ontwerp moest worden beoordeeld door vier interne topspecialisten voordat de ontwikkeling mocht starten. Op een gegeven moment liep ik daarbij tegen een probleem aan waar ik zelf niet uitkwam.

Een van die specialisten was Jan, een wat nukkige man van middelbare leeftijd. Hij had niet veel op met de jonge mensen binnen het bedrijf: wat konden die nou eigenlijk, en wie dachten ze wel dat ze waren? Op de een of andere manier leek hij er genoegen in te scheppen om voorgestelde ontwerpen genadeloos af te schieten en met een norse houding de goedwillende jonkies het bos in te sturen. Ook ik kreeg daarmee te maken. Meerdere keren werd mijn ontwerp door hem afgewezen, en ik had geen idee hoe ik het alsnog goedgekeurd kon krijgen. Het was bovendien frustrerend om zo afgeserveerd te worden, een pijnlijke deuk in mijn nog prille zakelijke zelfvertrouwen.

Omdat ik niet verder kwam, legde ik mijn probleem voor aan mijn manager. Zijn advies: ga na werktijd bij Jan langs, ga op de rand van zijn bureau zitten en vraag hem om hulp. Aangezien ik ten einde raad was, besloot ik direct zijn tip op te volgen.

En zo klopte ik de volgende dag, rond zes uur, op de deur van Jans kantoor. De meeste collega’s waren toen al naar huis, maar Jan – een echte doorwerker – zat er zoals altijd nog. Hij keek op, en ik zei: “Jan, ik zou graag je hulp willen vragen bij een technisch probleem waar ik zelf niet uitkom. Heb je misschien nog even tijd voor een kop koffie?”

Blijkbaar had ik een goed moment gekozen, én sprak mijn hulpvraag hem aan. Ik mocht binnenkomen. De koffie werd ingeschonken, en we raakten aan de praat. Ik legde mijn probleem uit, en Jan begon geduldig en uitgebreid te vertellen hoe ik het kon aanpakken. Uiteindelijk spraken we bijna een uur, waarin hij allerlei nuttige technische tips met me deelde, op een heel betrokken manier.

Vanaf dat moment liep de samenwerking met Jan op rolletjes. Sterker nog: een paar jaar later, toen ik inmiddels was doorgegroeid naar een managementfunctie, waren we zelfs beste werkmaten geworden.

Wat gebeurde hier nu precies, en wat kunnen we ervan leren? Laten we er een paar punten uitlichten.

Mijn beeld van organisaties

Toen ik net begon in het bedrijfsleven had ik een nogal incompleet en een beetje simpel beeld van organisaties: ik ging ervan uit dat iedereen zijn best deed in zijn functie en zich vanzelfsprekend coöperatief opstelde. We hadden toch allemaal hetzelfde doel? En we kregen toch betaald om daaraan bij te dragen?

Ik keek destijds nogal mechanisch naar organisaties. De menselijke factor en de rol van de informele organisatie waren voor mij nog onzichtbaar. Vanuit dat plaatje begreep de houding van Jan totaal niet.

Door de situatie waar ik mee geconfronteerd werd realiseerde ik me dat ik me moest verdiepen in Jans achtergrond, persoonlijkheid en drijfveren om tot een goede samenwerking te komen. Ik moest op zoek naar de sleutel die onze samenwerking succesvol kon maken.

Misschien denk je nu: Dat is toch onbegonnen werk om bij iedereen zoveel tijd te besteden? Dan kom ik niet meer aan mijn eigen werk toe! En deels heb je daar gelijk in. In de basis mag je verwachten dat iedereen gewoon zijn taken doet. Maar wat als je merkt dat je onvoldoende vooruitkomt, geef je dan de schuld aan de ander en leg je daarmee de oplossing van je probleem buiten jezelf? Of neem je de stap om zélf iets in beweging te brengen en je persoonlijke effectiviteit te vergroten? De keuze is aan jou.

Een mooie verdieping op dit thema vind je in de podcast Sensemaking, in het bijzonder aflevering SM08: Resonantie en wederopbouw met Leike van Oss en Jaap van ’t Hek. Zij werken in de wereld van organisatieadvies en bespreken waarom noodzakelijke veranderingen, ondanks een heldere diagnose en briljante oplossingen, vaak toch niet van de grond komen.

Het belang van persoonlijke erkenning

Een tweede les: Jan bleek erkenning nodig te hebben om in beweging te komen. Hij was onderaan de ladder begonnen, had geen hbo- of universitaire opleiding gevolgd, maar was door keihard werken opgeklommen tot topspecialist.

De jonge, hoogopgeleide collega’s beschouwde hij als pretentieuze wijsneuzen. Voor Jan was het essentieel dat zijn expertise en werkethiek door deze nieuwkomers werd erkend. Zoals filosoof Charles Taylor stelt: “Erkenning is niet slechts een beleefdheid, maar een essentiële menselijke behoefte.”

Door mijn hulpvraag deed ik een beroep op zijn expertise, en daarmee gaf ik hem de erkenning die hij nodig had om open te staan voor samenwerking.

Overigens: erkenning werkt alleen als die oprecht is. Je herkent vast wel situaties waarin mensen op een slijmerige manier complimenten maken (“Jij bent toch zo goed in…?”) om iets gedaan te krijgen — en dat werkt meestal juist averechts.

De stap nemen om hulp te vragen

Wat de situatie uiteindelijk doorbrak, was mijn beslissing om hulp te vragen. Eerst bij mijn manager, daarna bij Jan. Ik was jong en onervaren, en ik had er geen moeite mee om te zeggen dat ik het even niet wist.

Maar hoe zit dat later in je carrière? Ben je dan nog steeds bereid om te herkennen (bewustwording), erkennen (ego aan de kant) en bekennen (uitspreken) dat je iets niet weet? Misschien ben je gaan geloven dat hulp vragen als zwakte wordt gezien, als iets dat je status ondermijnt. Maar in werkelijkheid is het juist krachtig en gezond om je ego eens even opzij te zetten en gewoon om hulp te vragen als je ’t even niet weet. Daarmee krijg je toegang tot de rijkdom aan perspectieven en ideeën van anderen. Waarom zou je jezelf dat onthouden?

De waarde van ‘koffiedrinken’

Tot slot: de waarde van ‘even koffiedrinken’. Een kop koffie delen kan een deur openen naar een verdiepend gesprek, een luisterend oor, of een frisse blik op jouw probleem. Dankzij de tip van mijn manager gebruikte ik het ‘koffiedrinken’ als een alternatieve route om met Jan in gesprek te komen, buiten het formele beoordelingsproces om.

Mijn ervaring is: bijna iedereen staat open voor een “koffieverzoek”, mits goed getimed en vanuit een oprechte intentie. Het biedt vaak ook toegang tot collega’s van andere afdelingen, of zelfs tot mensen met wie je anders niet snel in contact zou komen. Door ervaring op te doen met de kunst van het koffiedrinken, ontwikkel je een waardevol instrument voor je persoonlijke effectiviteit.

Tot slot

Soms begint verandering met iets kleins. Een kop koffie. Een eerlijke vraag. De bereidheid om écht contact te maken. Neem gerust contact met mij op als je wilt sparren over dit onderwerp of als je met een vraag zit.